executive information system - EIS
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร หมายถึง การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง ๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก
ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS) เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กร
ในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ขององค์กร ให้สามารถจัดการองค์กร ให้สามารถดำเนินการบรรลุเป้าหมายหรือแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง มิอาจจัดทำโดยเอกเทศได้โดยลำพัง จะต้องรอผลการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารขั้นต้นอื่นๆ ขึ้นก่อน ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานในระบบ TPS, MIS และ/หรือ DSS จะเป็นรากฐานที่สามารถนำมาสรุปประมวลผลกับข้อมูลภายนอก (ถ้าจำเป็น) เพื่อประกอบการตัดสินใจ บ่อยครั้งการพัฒนาระบบ EIS จากวิธีการข้างต้น มิอาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน
การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle) เพื่อพัฒนาระบบข่าวสาร
การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle) เพื่อพัฒนาระบบข่าวสาร
จึงเป็นวิธีการพื้นฐานที่ต้องกระทำ หลายๆ องค์กรไม่ต้องการประสบปัญหาขั้นต้น การจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศ เพื่อกำหนดกรอบของระบบงานสารสนเทศหลัก ระบบย่อย และความต้องการข้อมูลของแต่ละประเภทของระบบข่าวสาร (TPS, MIS, DSS, EIS) ไว้อย่างครบถ้วน ในขั้นต้นนั้นกำหนดความจำเป็นเร่งด่วนจะช่วยในการพิจารณาคัดเลือกระบบงานที่จะพัฒนาก่อนหลังต่อไปได้อย่างมีระบบ
ในบทความต่อไป จะประกอบด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ดังต่อไปนี้
- ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
- ความจำเป็นข้อมูลข่าวสารที่มีต่อการบริหาร
- วิธีการระบุข่าวสารที่จำเป็น
- การจัดโครงสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
- การอนุมัติความเห็นชอบโครงการ
- การจัดเตรียมบุคลากรโครงการ
- การพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- การเลือกระบุฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ของโครงการ
- การจัดการ การต่อต้านโครงการ
- การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ในบทความต่อไป จะประกอบด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ดังต่อไปนี้
- ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
- ความจำเป็นข้อมูลข่าวสารที่มีต่อการบริหาร
- วิธีการระบุข่าวสารที่จำเป็น
- การจัดโครงสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
- การอนุมัติความเห็นชอบโครงการ
- การจัดเตรียมบุคลากรโครงการ
- การพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- การเลือกระบุฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ของโครงการ
- การจัดการ การต่อต้านโครงการ
- การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ความหมาย ระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำและบริการข่าวสาร ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่เป็นสารสนเทศในการบริหารชั้นสูง โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา ถูกต้อง โดยที่สารสนเทศเหล่านี้ จะเป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นข่าวสารที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการบริหารและตัดสินใจให้สำเร็จและถูกต้อง ตรงทิศทางมากที่สุด
อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆ ในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้ว ระบบ EIS ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น
- พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ (Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบอดีต ทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร
- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร หรือ การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ ให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆ ได้ การสืบค้น สรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง
- อื่นๆ เช่น ปฏิทิน เครื่องคำนวณ การประชุมทางไกลฯ
อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆ ในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้ว ระบบ EIS ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น
- พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ (Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบอดีต ทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร
- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร หรือ การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ ให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆ ได้ การสืบค้น สรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง
- อื่นๆ เช่น ปฏิทิน เครื่องคำนวณ การประชุมทางไกลฯ
ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
ผู้บริหารระดับสูง คือ บุคคลที่บริหารจัดการองค์กร ทั้งองค์กร หรือ บางครั้งอาจเป็นแผนก/หน่วยงานอิสระ (เช่นโรงงานผลิต) ภาระความรับผิดชอบกว้างขวางโดยมากไม่เฉพาะที่งานใดงาน หนึ่ง ได้แก่ การวางแผนกลยุทธ์ การรักษาความอยู่รอดขององค์กรฯลฯ เป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ เป็นคนสุดท้าย เช่น ด้านงบประมาณ ด้านบุคคลากร และแผนงานธุรกิจต่างๆ นอกจากนั้น ผู้บริหารระดับสูง ยังเป็นผู้ที่ต้องติดต่อ เจรจา ทำความตกลง ร่วมมือกับองค์กรอื่นๆ ผู้บริหารจึงมีภาระกิจความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กร
ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่ใดบ้าง ภารกิจหน้าที่ได้แก่
1. ภารกิจด้านการบริหาร
- จัดตั้งบำรุงรักษาองค์กร
- จัดการด้านแหล่งเงินทุน บุคลากร-กำลังผลิตและผลผลิต (สินค้า)
- จัดการวางตัวสรรหา ยกเลิก/ และวางแผนความต้องการ กำลังคน/เครื่องจักร
- ดูแลงานการวางแผน ควบคุม งบประมาณ ค่าใช้จ่ายและการติดต่อสื่อสารขององค์กร
- กำหนดมาตรฐานงาน การแก้ไขปัญหาภายในองค์กร
- กำหนดเป้าหมาย กิจกรรม แผนงาน
- จัดสร้างเครือข่ายบุคคล เพื่อปฏิบัติงานและบริหารงาน
2. ภารกิจด้านบทบาท
- ติดต่อเจรจากับธุรกิจ/องค์กรภายนอก
- ติดตามควบคุมสั่งการแก้ไขนโยบายแผนงานตามความจำเป็น/เหมาะสม
- เป็นผู้นำขององค์กรที่ต้องมีวิสัยทัศน์รอบรู้ เข้าใจปัญหาต่างๆ และรู้แนวทางแก้ไข
3. การตัดสินใจ
- ทำหน้าที่ในการพิจารณาตัดสินใจ ชี้ขาดหาข้อยุติในกิจกรรม หรือประเด็นต่างๆ ขององค์กร
ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่ใดบ้าง ภารกิจหน้าที่ได้แก่
1. ภารกิจด้านการบริหาร
- จัดตั้งบำรุงรักษาองค์กร
- จัดการด้านแหล่งเงินทุน บุคลากร-กำลังผลิตและผลผลิต (สินค้า)
- จัดการวางตัวสรรหา ยกเลิก/ และวางแผนความต้องการ กำลังคน/เครื่องจักร
- ดูแลงานการวางแผน ควบคุม งบประมาณ ค่าใช้จ่ายและการติดต่อสื่อสารขององค์กร
- กำหนดมาตรฐานงาน การแก้ไขปัญหาภายในองค์กร
- กำหนดเป้าหมาย กิจกรรม แผนงาน
- จัดสร้างเครือข่ายบุคคล เพื่อปฏิบัติงานและบริหารงาน
2. ภารกิจด้านบทบาท
- ติดต่อเจรจากับธุรกิจ/องค์กรภายนอก
- ติดตามควบคุมสั่งการแก้ไขนโยบายแผนงานตามความจำเป็น/เหมาะสม
- เป็นผู้นำขององค์กรที่ต้องมีวิสัยทัศน์รอบรู้ เข้าใจปัญหาต่างๆ และรู้แนวทางแก้ไข
3. การตัดสินใจ
- ทำหน้าที่ในการพิจารณาตัดสินใจ ชี้ขาดหาข้อยุติในกิจกรรม หรือประเด็นต่างๆ ขององค์กร
ข่าวสารเพื่อการบริหาร
ผู้บริหารจำเป็นต้องมีข่าวสารเพื่อประกอบการตัดสินใจและทำงาน ประเภทของข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อ ผู้บริหารระดับต่างๆ จะแตกต่างกันไป
ประเภทของข่าวสารเพื่อการบริหาร (ตัวอย่าง)
1. ข่าวสารภายใน (Internal)
- ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่ เปอร์เซ็นต์ของสินค้าส่งคืน จำนวนลูกค้าที่ส่งคำติ จำนวนลูกค้าที่พอใจ ในสินค้าจำนวนการผลิตจริงกับกำลังผลิต ฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลา (จำนวนวัน) ส่งของให้ถึงมือลูกค้า เวลาตอบสนองการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้า ความพึงพอใจในบริการของลูกค้า ฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่ ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงาน อัตราการขาดงาน อัตรา
ประเภทของข่าวสารเพื่อการบริหาร (ตัวอย่าง)
1. ข่าวสารภายใน (Internal)
- ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่ เปอร์เซ็นต์ของสินค้าส่งคืน จำนวนลูกค้าที่ส่งคำติ จำนวนลูกค้าที่พอใจ ในสินค้าจำนวนการผลิตจริงกับกำลังผลิต ฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลา (จำนวนวัน) ส่งของให้ถึงมือลูกค้า เวลาตอบสนองการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้า ความพึงพอใจในบริการของลูกค้า ฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่ ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงาน อัตราการขาดงาน อัตรา
การลาออกจากงานของพนักงาน ฯลฯ
2. ข่าวสารภายนอก (External)
ได้แก่ข้อมูลสภาวะการตลาด นโยบาย-ทิศทางการเมือง การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี การเปิดตัว-กิจกรรม- ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่ง ฯลฯ แหล่งข้อมูล/ข่าวสาร ได้แก่
- ระบบรายงานข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
- รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่าง ๆ
- แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
- ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ในสายงานที่เกี่ยวข้อง
ได้แก่ข้อมูลสภาวะการตลาด นโยบาย-ทิศทางการเมือง การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี การเปิดตัว-กิจกรรม- ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่ง ฯลฯ แหล่งข้อมูล/ข่าวสาร ได้แก่
- ระบบรายงานข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
- รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่าง ๆ
- แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
- ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ในสายงานที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อการบริหาร
ความคาดหวังของการพัฒนาโครงการ EIS ได้มีการวิจัยและค้นคว้าโดย Watson, etal, 1995 แจกแจง ปัจจัยที่จูงใจต่อการจัดทำโครงการ EIS คือ
ปัจจัย ค่าเฉลี่ย (1 = ไม่สำคัญ, 5 = สำคัญสุด)
1. นำเสนอข้อมูลข่าวสารโดยวิธีการง่าย ๆ และรวดเร็ว 4.68
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร 3.95
3. สามารถตรวจสอบค่าประสิทธิ์ผลขององค์กรได้ 3.90
4. ปรับปรุงการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น 3.47
5. สกัดและบูรณาการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสารพัดแหล่งที่แตกต่างกัน3.31
6. ได้สารสนเทศเพื่อการแข่งขัน 2.71
7. ตรวจตราสภาวะการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอก 2.28
8. ลดขนาดขององค์กรลง 2.00
1. นำเสนอข้อมูลข่าวสารโดยวิธีการง่าย ๆ และรวดเร็ว 4.68
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร 3.95
3. สามารถตรวจสอบค่าประสิทธิ์ผลขององค์กรได้ 3.90
4. ปรับปรุงการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น 3.47
5. สกัดและบูรณาการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสารพัดแหล่งที่แตกต่างกัน3.31
6. ได้สารสนเทศเพื่อการแข่งขัน 2.71
7. ตรวจตราสภาวะการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอก 2.28
8. ลดขนาดขององค์กรลง 2.00
ดังนั้นจะพบว่าการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการง่ายและรวดเร็ว เป็นเป้าหมายสำคัญของโครงการ
การกำหนดความต้องการขั้นต้น ความต้องการข่าวสารที่ดีควรจะมีลักษณะใดบ้าง
- เป็นข่าวสารที่สำคัญ
- เป็นข่าวสารที่มีผลกระทบต่อการบริหารงานชั้นสูง
- เป็นข่าวสารซึ่งสามารถแสดงเป็นเชิงปริมาณได้
การระบุความต้องการขั้นต้น จะกระทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ได้แก่
- ระบุ/กำหนดโดยตัวผู้บริหารชั้นสูง
- ระบุ/กำหนดโดยความเห็นชอบของคณะผู้บริหาร การระบุสารสนเทศที่ต้องการจำเป็นอาจคัดเลือกจากตัวแปร ข้อมูล สารสนเทศซึ่งใช้เป็น
- ตัวชี้วัดประสิทธิ์ผลของการทำงานในด้านต่างๆ (Key performance data)
- ข้อมูลที่ใช้/ช่วยในการติดต่อประสานงานกับองค์กร/ธุรกิจ/ลูกค้า ภายนอกองค์กร
- ข้อมูลที่ใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการชี้นำความสำเร็จของการปฏิบัติงาน (Critical success factors : CSFS)
- เป็นข่าวสารที่สำคัญ
- เป็นข่าวสารที่มีผลกระทบต่อการบริหารงานชั้นสูง
- เป็นข่าวสารซึ่งสามารถแสดงเป็นเชิงปริมาณได้
การระบุความต้องการขั้นต้น จะกระทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ได้แก่
- ระบุ/กำหนดโดยตัวผู้บริหารชั้นสูง
- ระบุ/กำหนดโดยความเห็นชอบของคณะผู้บริหาร การระบุสารสนเทศที่ต้องการจำเป็นอาจคัดเลือกจากตัวแปร ข้อมูล สารสนเทศซึ่งใช้เป็น
- ตัวชี้วัดประสิทธิ์ผลของการทำงานในด้านต่างๆ (Key performance data)
- ข้อมูลที่ใช้/ช่วยในการติดต่อประสานงานกับองค์กร/ธุรกิจ/ลูกค้า ภายนอกองค์กร
- ข้อมูลที่ใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการชี้นำความสำเร็จของการปฏิบัติงาน (Critical success factors : CSFS)
การปรับปรุงเพิ่มเติมความต้องการ
บ่อยครั้งความต้องการข้อมูลข่าวสารอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ปฏิบัติงาน/ใช้งาน/จัดทำในระบบปัจจุบัน แต่น่าจะมีการใช้งานในอนาคต หรือข้อมูลบางรายการจำเป็นต้องใช้ แต่ระบบงานปัจจุบันไม่ได้จัดทำ/บริการให้ ทั้งสองลักษณะนี้ ผู้บริหารจะพิจารณาจัดทำเป็นความต้องการเพิ่มเติม จากความต้องการขั้นต้นที่ระบบงานปัจจุบันตอบสนองอยู่/ใช้งานอยู่
การจัดทำร่างสรุป
หลังจากการรวบรวมความต้องการทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนต่อมา คือ การจัดกลุ่มของข่าวสารที่ต้องการทั้งหมดเป็นต้นแบบ และนำเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อตรวจสอบความต้องการเป็นครั้งสุดท้าย
การเลือกวัตถุประสงค์
หากความต้องการข่าวสารของโครงการมีจำนวนมากมาย การจะดำเนินการจัดเตรียม/พัฒนา สารสนเทศ ทั้งหมดคงใช้ทรัพยากรมากมาย ดังนั้น คณะทำงานจะจัดทำผลการศึกษาความ เหมาะสม/ความเป็นไปได้ต่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลว่า
- วัตถุประสงค์ใด ที่ยอมรับได้กับเงื่อนไข งบประมาณ เวลา บุคลากร ที่มีในองค์กร
- วัตถุประสงค์ใด เพียงพอ/จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการสูงสุด
- วัตถุประสงค์ใดเป็นไปได้ในการจัดเตรียม/พัฒนา ด้วยเทคโนโลยีที่บริษัทมีหรือสามารถจัดหาได้
- วัตถุประสงค์ใด บุคลากรในองค์กรสามารถพัฒนาได้ (บุคลากรมีศักยภาพพอที่จะจัดทำ/จัดบริการ)
หากความต้องการข่าวสารของโครงการมีจำนวนมากมาย การจะดำเนินการจัดเตรียม/พัฒนา สารสนเทศ ทั้งหมดคงใช้ทรัพยากรมากมาย ดังนั้น คณะทำงานจะจัดทำผลการศึกษาความ เหมาะสม/ความเป็นไปได้ต่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลว่า
- วัตถุประสงค์ใด ที่ยอมรับได้กับเงื่อนไข งบประมาณ เวลา บุคลากร ที่มีในองค์กร
- วัตถุประสงค์ใด เพียงพอ/จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการสูงสุด
- วัตถุประสงค์ใดเป็นไปได้ในการจัดเตรียม/พัฒนา ด้วยเทคโนโลยีที่บริษัทมีหรือสามารถจัดหาได้
- วัตถุประสงค์ใด บุคลากรในองค์กรสามารถพัฒนาได้ (บุคลากรมีศักยภาพพอที่จะจัดทำ/จัดบริการ)
ผลกระทบของระบบ EIS ต่อองค์กร
การจัดเตรียมระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ก่อให้เกิดผลกระทบต่อองค์กรในหลายด้านด้วยกัน
1. ด้านเป้าหมายนโยบายขององค์กร
นโยบาย/แผนงานขององค์กร เดิมจะมีลักษณะเป็นสถิตย์ กล่าวคือ ผู้บริหารจะสรุป/ประเมินสถานการณ์ จากข่าวสารที่ได้รับเป็นระยะๆ เช่นรายเดือน รายปี แต่ในกรณี EIS การส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาที ดังนี้ เป้าหมายขององค์กรจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Dynamic)
นโยบาย/แผนงานขององค์กร เดิมจะมีลักษณะเป็นสถิตย์ กล่าวคือ ผู้บริหารจะสรุป/ประเมินสถานการณ์ จากข่าวสารที่ได้รับเป็นระยะๆ เช่นรายเดือน รายปี แต่ในกรณี EIS การส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาที ดังนี้ เป้าหมายขององค์กรจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Dynamic)
2. ด้านบุคลากร
ผู้บริหารจะต้อมีความรู้ขั้นต้นในการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ และเนื่องจากการควบคุมติดตามประเมินผล ในงานบางเรื่องสามารถกำหนดเป็นเกณฑ์มาตรฐาน มีเงื่อนไข การตัดสินใจที่ชัดเจน ดังนั้นผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง อาจมีความสำคัญลดน้อยลง เพราะใช้ระบบการกลั่นกรอง แบบอัตโนมัติ และระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ ตัดสินใจได้ในบางส่วน
3. ด้านเทคโนโลยี
การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล และสื่อประสมทำให้ วิธีการปฏิบัติงานใน องค์กรเปลี่ยนแปลงไป จากระบบเอกสาร-แฟ้ม เป็นระบบ แฟ้มดิจิตอล เชื่อมโยงภายใน วีดีโอ และเสียง ความเข้าใจ/การแก้ปัญหา กระทำได้ตรงประเด็น มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ผู้บริหารจะต้อมีความรู้ขั้นต้นในการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ และเนื่องจากการควบคุมติดตามประเมินผล ในงานบางเรื่องสามารถกำหนดเป็นเกณฑ์มาตรฐาน มีเงื่อนไข การตัดสินใจที่ชัดเจน ดังนั้นผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง อาจมีความสำคัญลดน้อยลง เพราะใช้ระบบการกลั่นกรอง แบบอัตโนมัติ และระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ ตัดสินใจได้ในบางส่วน
3. ด้านเทคโนโลยี
การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล และสื่อประสมทำให้ วิธีการปฏิบัติงานใน องค์กรเปลี่ยนแปลงไป จากระบบเอกสาร-แฟ้ม เป็นระบบ แฟ้มดิจิตอล เชื่อมโยงภายใน วีดีโอ และเสียง ความเข้าใจ/การแก้ปัญหา กระทำได้ตรงประเด็น มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS
ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ดังต่อไปนี้
นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบ ประเมินผล และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ EIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อน ยืดหยุ่น ตรงตามความต้องการ และทันเวลา โดยเฉพาะ EIS จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆ มากขึ้นในอนาคต แม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตาม แต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุม EIS ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมาก มิเช่นนั้นการใช้ EIS อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ
สรุป
การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขัน ทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น