แฟ้มข้อมูล

ประเภทของแฟ้มข้อมูล
		ประเภทของแฟ้มข้อมูล  สามารถแบ่งได้ดังนี้
	1  แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลอย่างถาวร แฟ้มนี้จะไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อยนัก เพราะการปรับปรุงข้อมูลจะกระทำจากแฟ้มรายการ (Transaction File) ดังนั้นข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลหลักจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัย (Up to date) อยู่เสมอ สามารถนำไปอ้างอิงได้ เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มรายการสินค้า แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลภาควิชา 2 แฟ้มรายการ  (Transaction File) เป็นแฟ้มข้อมูลชั่วคราว ที่รวบรวมการเปลี่ยนแปลง ของแฟ้มข้อมูลหลักหรือทำหน้าที่รายงานการเปลี่ยนแปลงของแฟ้มข้อมูลหลัก มีการเก็บเป็นรายการย่อย ๆ โดยอาจจัดเรียงข้อมูลให้เหมือนแฟ้มข้อมูลหลัก เพื่อนำไปปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักให้ทันสมัย เมื่อปฏิบัติงานเสร็จสิ้นก็จะถูกลบทิ้งโดยอัตโนมัติ ส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลที่ใช้ในธุรกิจประจำวัน เช่น แฟ้มข้อมูลรายการขายสินค้าประจำวัน รายการฝากถอนเงิน ฯลฯ 3.แฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูลให้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยส่วนใหญ่ถูกสร้างมาจากแฟ้มข้อมูลหลัก คือ เป็นแฟ้มดัชนีของแฟ้มข้อมูลหลักนั่นเอง เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้รวดเร็วยิ่งขึ้น แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มข้อมูลที่ผ่านการจัดเรียงแล้ว โดยการจัดเรียงตาม คีย์หลักของแฟ้มข้อมูลหลัก โดยปกติแล้วแฟ้มดัชนีประกอบด้วย ฟิลด์ 2 ฟิลด์ ด้วยกันคือ ฟิลด์ที่เป็นคีย์หลักของแฟ้มข้อมูลหลัก และ ฟิลด์ที่เก็บตำแหน่งระเบียนของคีย์หลัก ในแฟ้มข้อมูลหลัก 4.แฟ้มงาน (Work File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างในระหว่างการทำงานของโปรแกรมระบบงาน เมื่อสิ้นสุดการทำงานของโปรแกรม แฟ้มข้อมูลปะเภทนี้จะถูกลบทิ้งทันที เช่น Temp File ที่ถูกสร้างโดย ระบบวินโดว์   เป็นต้น 5.แฟ้มรายงาน (Report File)  เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้สำหรับรายงานผลออกทางจอภาพ (Monitor) หรือทางเครื่องพิมพ์ (Printer) ซึ่งเราสามารถจัดรูปแบบของรายงานได้ตามต้องการ 6.แฟ้มสำรอง  (Backup File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่คัดลอกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อสำรองเก็บไว้เมื่อเกิดปัญหากับแฟ้มข้อมูลหลัก ก็สามารถนำแฟ้มสำรองกลับมาใช้งานได้ ถือว่าเป็นแฟ้มที่มีความสำคัญมากประเภทหนึ่ง